Stichwortsuche und International Information

Volltextsuche

Social Media


Inhalt

Virtuelle Poststelle - VPS

Ansprechpartner

Görtz, Thomas
Bürgermeister: Bürgermeister der Stadt Xanten
Telefon: 02801/772-215
Zimmer: 104 / Altbau
E-Mail senden an Görtz, Thomas
Rademacher, Dominik
Sachgebiet: Informationstechnik
Telefon: 02801/772-314
Zimmer: 111 / Altbau
E-Mail senden an Rademacher, Dominik
Informationstechnik
Telefon: 02801-772-343
E-Mail senden an Informationstechnik

Elektronische Kommunikation mit der Stadt Xanten

Die Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit der Stadt Xanten kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Alle Organisationseinheiten und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Xanten sowie des Dienstleistungsbetriebes (DBX) sind über E-Mail direkt erreichbar.

Rechtsverbindliche E-Mails

Soweit für einen Vorgang per Gesetz die eigenhändige Schriftform vorgeschrieben ist, musste dieser Schriftverkehr bislang persönlich unterschrieben und dann in das Rathaus gebracht oder geschickt werden, damit der Vorgang rechtsverbindlich wurde. Ab sofort aber ist es möglich, dass auch rechtsverbindliche E-Mails über die zentrale E Mail-Adresse

vps@rathaus-xanten.de

an die Stadt gesandt werden können. So können Wege ins Rathaus eingespart werden.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Xanten für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.

Rechtsverbindliche Formulare

Künftig werden seitens der Stadt Xanten auch Formulare mit integrierten verbindlichen Signaturfunktionen angeboten werden.

Was bedeuten Signatur und Verschlüsselung?

Die geforderte Unterschrift auf dem Papier - z.B. ein Antrag oder ein Formular - kann durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Bei der digitalen Signatur handelt es sich um ein kryptografisches Verfahren, mit dem bei einem elektronisch übermittelten Dokument zuverlässig auf den Urheber zurückgeschlossen werden kann. Auch das unbemerkte Manipulieren eines Dokumentes kann verhindert werden.
Geht eine auf gültige Weise elektronisch signierte Mail oder ein durch die Stadt Xanten zur Verfügung gestelltes, elektronisch signiertes Formular bei der Stadt Xanten ein, so entwickelt diese die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Des weiteren können die Nachrichten an die Stadtverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, hat die Stadt Xanten eine Virtuelle Poststelle, kurz: VPS, eingerichtet.

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren mit der Stadt Xanten

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die Stadt Xanten hat diesen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadt Xanten elektronisch an die Stadtverwaltung gesandt werden. Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt.

Verschlüsselung

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an die Stadt Xanten senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Stadt Xanten unterstützt.

  • S/MIME (S/MIME ist ein Standard für die Verschlüsselung und Signatur von MIME-gekapselter E-Mail durch ein asymmetrisches Kryptosystem)

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten Öffentlichen Schlüssel. Dieser steht rechts auf der Seite zum Herunterladen bereit.

Sollten hier vor Ort bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Signatur

Damit die elektronische Form die durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform ersetzen kann, muss das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein. Die Stadt Xanten kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können.
Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie die Technik der qualifizierten elektronischen Kommunikation noch nicht nutzen können, so bitten wir Sie, die Dokumente mit Schriftformerfordernis - wie bisher - in Papierform zu erstellen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Technische Hinweise - Dokumentengröße und Formate von Anhängen

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 25 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

  • Adobe Acrobat ab Version 8 (.pdf)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Textdateien im Format ASC II(.txt)
  • Microsoft Word bis Version 2010 (.docx)
  • Microsoft Excel bis Version 2010 (.xlsx)
  • Microsoft Powerpoint bis Version 2010(.ppt, .pps)
  • Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
  • Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.

Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Xanten und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.

Rückfragen oder Probleme bei der Nutzung?

Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an die Informationstechnik der Stadt Xanten.